ONGELMA 1: AJANTAJUN MUUTTUMINEN
Ansiotyössä tai koulua käydessä tottuu siihen, että aamulla pitää nousta aikaisin ja lähteä pois kotoa työpaikalle tai kouluun, missä on jokaiselle tunnille jotakin ohjelmaa. Välillä on ruokailutauko ja sitten on taas ohjelmaa iltapäivän tunneille, kunnes pääsee lopulta ehkä ruokakaupan kautta kotiin.
Kun ihminen jää eläkkeelle tai työttömäksi, aamulla voi nukkua pidempään ja ajantaju muuttuu. Helposti käy niin, että koko päivä tulee varatuksi yhdelle asialle. Tai jopa niin, että kun jokin asia on hoidettava keskiviikkona, jo tiistai menee siihen valmistautumiseen ja torstai siitä toipumiseen.
ONGELMA 2: AIVOT KESKITTYVÄT HAASTEISIIN JA UNOHTAVAT MENESTYKSET
Eloonjäämisen kannalta on tärkeää tiedostaa edessä olevat haasteet ja valmistautua niistä selviytymiseen. Sen sijaan jo onnistuneiden asioiden ajattelu ei ole yhtä tarpeellista. Mennyt on mennyttä. Onnistuminen aiemmissa haasteissa helposti unohtuu. Siitä voi seurata sellainen mieliala, että mikään ei tunnu edistyvän.
ONGELMA 3: ELÄMÄNTEHTÄVÄ EI EDISTY
Monilla on varmaankin haaveita ja suunnitelmia, joiden toteutus siirtyy koko ajan eteenpäin - viikko viikolta, kuukausi kuukaudelta ja vuosi vuodelta.
TUOREIN RATKAISUYRITYKSENI EDELLÄ MAINITTUIHIN ONGELMIIN
TOIMINNAN SUUNNITTELU
Noudatan menetelmiä, jotka Ilkka Koppelomäki on opastanut kirjassaan "Saa mitä haluat - Elämäsi kirja" (Viisas Elämä, 2020). Siinä neuvotaan suunnittelu- ja seurantamenetelmä, jota tässä referoin omin sanoin kirjaa avaamatta:
1) Ensin mietitään ja kirjoitetaan ylös, mitä asioita pitää elämässä tärkeinä ja mitä haluaisi saada elämänsä aikana toteutetuksi.
2) Edellisen pohjalta laaditaan ns. master-suunnitelma, tyypillisesti vuoden vaihtuessa. Siihen kirjataan ensin, mitkä asiat edellisenä vuonna onnistuivat. Sen jälkeen haaveillaan alkavan vuoden asioita. Lopuksi asetetaan tavoitteita esim. neljännesvuosille ja kirjataan ylös "merkkejä", joita seuraamalla nähdään, onko tavoitteissa edistytty.
3) Jokaisen kuukauden alussa laaditaan kuukausisuunnitelma. Siihenkin kirjataan ensin edellisen kuukauden aikana onnistuneet asiat ja tapahtunut edistys. Sitten käydään läpi aiemmin laadittu master-suunnitelma ja mietitään, mitä siitä voisi ottaa alkavan kuukauden ohjelmaan. Master-suunnitelmaa saa myös korjailla, jos siltä tuntuu.
4) Jokaiselle viikolle kirjassa on monia neuvoja ja kysymyksiä sisältävä lomake. Olen kopionut sen itselleni Googlen pilvipalvelimelle drive.google.com , jolloin voin käsitellä sitä yhtä hyvin tietokoneella työpöydän ääressä kuin sängyn päällä matkapuhelimella. Jokaisen päivän kohdalle kirjoitetaan lyhyesti sen päivän parhaat onnistumiset (1-3 asiaa) ja mistä olen sen päivän päättyessä erityisesti kiitollinen. Värikoodilla merkitsen kunkin päivän kohdalle, teinkö sinä päivänä jotakin suunnitelmissa mainittua asiaa. Viikon lopussa on mm. kysymys: "Mitä tällä viikolla opit sellaista, minkä haluat huomioida seuraavilla viikoilla?" Viikkolomakkeella kysytään monia muitakin asioita elämän neljältä osa-alueelta, jotka ovat: Työ ja raha, Ihmissuhteet, Fyysinen hyvinvointi, Henkinen hyvinvointi.
PÄIVÄSEURANNASTA TUNTISEURANTAAN
Olen käyttänyt edellä kuvaamaani Ilkka Koppelomäen lomakkeistoa huhtikuusta 2021 alkaen eli jo lähes kahden vuoden ajan. Tuon lisäksi käytän Microsoftin ToDo-ohjelmaa, jossa pidän erilaisia luetteloita, kuten eri päivinä ajankohtaiset tehtävät, ostoslistat eri kauppoihin jne. Kun tehtävä on suoritettu, ToDo-ohjelmassa se vain poistuu suunnitelmasta tai siirtyy tehtäväksi uudelleen jonakin myöhempänä päivänä.
Toteutuneiden asioiden seurantaa on vain Ilkan viikkolomakkeella, missä lyhin tarkasteltava ajanjakso on päivä. Kunkin päivän kohdalle merkitsen hyvin lyhyesti ilman selityksia 1-3 onnistumista ja yleensä vain yhden asian, josta olen päivän päättyessä erityisen kiitollinen.
Noiden suunnittelu- ja seurantamenetelmien kanssa elämäni muotoutui käytännössä sellaiseksi, että nukuin usein aamutoimien jälkeen koko aamupäivän, ellei ollut pakottavaa syytä esimerkiksi lähteä jonnekin. ToDo-tehtävälistaan merkitsemäni pakolliset tehtävät tulivat yleensä ajallaan tehdyiksi, mutta jokaisen päivän värikoodilla jouduin merkitsemään, että master-suunnitelmaan kirjaamani tavoitteet eivät edistyneet lainkaan. Tarkemmin sanottuna ne suuritöiset asiat, jotka olen merkinnyt todella haluavani saada aikaan, eivät ole edistyneet helmikuussa 2022 alkaneen Ukrainan sodan aikana. Johtopäätökseni on, että tarvitsen vielä edellisten lisäksi tuntikohtaisen raportoinnin ajankäytöstäni.
Tammikuun 2023 lopussa alkaneelle viikolle 5 minulle kertyi epätoivoisen paljon hoidettavia asioita. Silloin otin käyttöön tuntikohtaisen ajankäytön raportoinnin, jota teen tätä kirjoittaessa päivittäin jo neljättä viikkoa. Siinä yksinkertaisesti kirjaan ylös ja julkaisen netissä, mihin olen aikani käyttänyt. En tiedä enkä mitenkään kontrolloi, kuka tuntiraporttejani lukee - tai lukeeko kukaan. Tuntiraporttien laatimisen ja julkaisemisen tarkoituksena on saada itseeni puhtia. Usein on käynyt niin, että olen ahkeroinut koko päivän ja saanut tehdyksi monta asiaa, mutta illalla en enää muista, mihin se päivä kului. Silloin luen tuntiraporttini ja teen sen pohjalta ne muutaman rivin muistiinpanot Ilkan viikkolomakkeelle. Vastaavasti kuukausisuunnitelmaa laatiessani katson edellisen kuukauden viikkolomakkeilta, mitä sain aikaan edellisen kuukauden aikana. Tämän kaiken tarkoituksena on poistaa sitä ahdistavaa tunnetta, että mikään ei edisty vaan samat haaveet ja haasteet vain siirtyvät koko ajan ajassa eteenpäin.
RAPORTOINNIN VAIKUTUS TYÖTEHOON JA TARKKUUTEEN
Kristilliseen kasvatukseen sisältyy ajatus tuomiopäivästä. Se on kuoleman jälkeinen tilanne, jolloin ihminen joutuu tilille kaikesta, mitä on elämänsä aikana tehnyt tai jättänyt tekemättä. Toisaalta sanotaan, että tilaisuus tekee varkaan. Jos ihmisellä on täysi varmuus siitä, että jokin väärä teko tai laiminlyönti ei koskaan tule ilmi, se houkuttelee laiminlyönteihin ja jopa rikoksiin. Uskovainen ihminen ehkä ajattelee, että Jumala kuitenkin näkee ja ottaa asian puheeksi tuomiopäivänä.
Minulle tulee mieleen kaksi tuomiopäiväkokemusta;
1) Koulussa kuvaamataidon tunneilla, joita siihan aikaan sanottiin piirustustunneiksi, saimme melko vapaasti piirrellä ja maalata vesiväreillä opettajan antamista aiheista opettajan siihen mitenkään puuttumatta. Mutta sitten hän saattoi milloin tahansa kutsua jonkun oppilaan näyttämään kaikki sen lukukauden aikana tekemänsä työt. Silloin paljastui monen kuukauden ajalta, mitä kyseinen oppilas oli tehnyt hyvin ja mitä huonosti tai jättänyt kokonaan tekemättä. Sen perusteella opettaja antoi hänelle arvosanan eli hän pääsi koko luokan nähden ja kuullen joko taivaaseen tai helvettiin.
2) Kun työskentelin vakuutusyhtiössä päävastuullisena vakuutusmatemaatikkona eli aktuaarina, jouduin laatimaan varsinkin yhtiön tilinpäätöksen liitteeksi laskelmia, joiden tekeminen oli hyvin vaativa ja vastuullinen tehtävä. Kukaan muu ei niitä tekovaiheessa tarkastanut ja laskelmia pidettiin oikeina, kun paperissa oli sosiaali- ja terveysministeriön hyväksymän vakuutusmatemaatikon eli minun itseni allekirjoitus. Tarkkuuteen painosti tietoisuus siitä, että jälkikäteen joku tilintarkastaja tai ministeriön tarkastaja voisi pyytää selvittämään, miten olen jonkin laskelman laatinut. Sellaista ei tapahtunut läheskään joka vuosi, mutta tietoisuus tuomiopäivän mahdollisuudesta oli läsnä jokaista laskelmaa allekirjoittaessa.
RAPORTOINTIHIERARKIA
Näin se raportointi siis menee nyt käytännössä:
- Kirjoitan joka päivä julkiseen päiväkirjablogiin timontti.blogspot.com melko laveasti miten olen aikani käyttänyt. Sitä sanon tuntiraportiksi.
- Päiväkohtaisista tuntiraporteista kirjoitan viikkoraporttiin muutamille riveille hyvin lyhyesti kunkin päivän onnistumiset ja kiitollisuuden aiheet. Viikkoraportin kirjoitan lomakkeelle, jonka olen kopioinut Ilkka Koppelomäen kirjasta "Saa mitä haluat - Elämäsi kirja", sitä hiukan muokaten ja täydentäen. Viikkoraporttejani en julkaise.
- Viikkoraporteista kirjoitan seuraavan kuukauden kuukausisuunnitelman alkuun, mikä kuluneen kuukauden aikana onnistui ja mistä on syytä olla kiitollinen. Myös tässä käytän edellä mainitusta kirjasta Googlen pilvipalveluun drive.google.com kopioimiani lomakkeita, joita en julkaise.
- Kuukausisuunnitelmista kirjoitan seuraavan vuoden vuosisuunnitelman alkuun, mikä kuluneen vuoden aikana onnistui ja mistä on syytä olla kiitollinen. Myös tässä käytän edellä mainitusta kirjasta pilveen kopioimiani lomakkeita niitä julkaisematta.
- Kuolinvuoteella voin käydä läpi vuosiraporteista tai ehkä vain muistella, mikä elämäni aikana onnnistui ja mistä on syytä olla kiitollinen.
Tässä blogissa ei näytä olevan kommentointimahdollisuutta, mutta kommentit ovat tervetulleita samaan paikkaan, missä sait tiedon tästä artikkelista.
